Oye, amigos que hacen manuales de productos, ¿a menudo se molestan por estas cosas? El manual recién impreso, el departamento técnico dijo que los parámetros se habían cambiado; El borrador de diseño se cambió a la versión 18, pero el líder dijo: "La primera versión todavía se siente mejor"; Un colega de ventas se reunió con un cliente con una versión antigua del manual, pero la información no coincidió. La escena fue vergonzosa... Las versiones están volando por todo el cielo, la comunicación depende de gritos, sin mencionar el desperdicio de dinero, ¡la clave es perder dinero frente a los clientes! No entres en pánico, la "medicina especial" para solucionar la confusión de versiones está aquí, ¡estos 5 pasos son prácticos y fáciles de usar!

Paso 1: Convierta el "mantra" en un "orden formal": establezca un mecanismo de solicitud de modificación

"Oye, Xiao Li, ¿puedes ayudarme a cambiar los parámetros de la página 5 de ese manual?" ¿Hablar verbalmente, gritar en WeChat y volar correos electrónicos por todas partes? ¡Cuando la fuente está en un caos, todo está en un caos después!

Cómo hacerlo: No importa cuán pequeño sea el cambio (¡incluso si se corrige un error tipográfico!), Tienes que hacer una orden oficial. Obtenga un formulario de solicitud electrónico simple (formulario en línea o documento compartido) y clave la información clave：

¿Dónde cambiar? Hay que dejar claro: cuál página, cuál párrafo, cuál figura del manual.

¿Por qué cambiar? ¿El cliente se quejó? ¿Se ha actualizado la tecnología? ¿Han cambiado las regulaciones? Escribe claramente.

¿Quién lo cambiará? ¿Quiénes son los responsables? (¿Xiao Wang del departamento de marketing? ¿Lao Li del departamento técnico?) No seas vago.

¿Cuándo es bueno? ¡Dame una fecha límite clara, no la retrases!

Punto de aumento de eficiencia: todos los formularios de solicitud se almacenan en un solo lugar, quién los presentó, quién es responsable y dónde ha llegado el progreso se puede ver claramente de un vistazo. ¡Ponga fin por completo al drama de culpa de "Pensé que lo habías cambiado"!

Paso 2: Deje que las modificaciones "brillen": diseñe el logotipo de la marca del camaleón

¿La nueva versión se ha modificado y se ve exactamente igual a la versión anterior? ¡Confiar enteramente en la carne humana para "encontrar la diferencia" es difícil de llamar y fácil de perder!

Cómo hacerlo: Etiqueta cada cambio con una "etiqueta visual" única：

Modificación de texto: el texto recién agregado o modificado se resalta directamente con un color llamativo (por ejemplo, esta versión usa verde brillante). Agregue una pequeña nota al lado: "Actualizado el 9 de julio de 2024, Departamento Técnico-Lao Li".

Actualización de imagen/gráfico: agregue una pequeña marca de agua clara en la esquina de la imagen, como "Ver2.3".

Tarjeta de identidad de versión: el pie de página o encabezado de cada página se imprime generosamente con el número de versión y la fecha de actualización (por ejemplo: V2.3_20240709).

Aumento de eficiencia: después de recibir el manual, podrá reconocer si es la última versión y qué cambios se han realizado en 3 segundos. ¡Los vendedores ya no tienen que preocuparse por conseguir la "munición" equivocada cuando salen a reunirse con clientes!

Paso 3: Construir una "biblioteca de verdad única": crear una biblioteca central de documentos

¿En quién está la versión final del archivo? ¿Flash USB? ¿O ahogarse en el historial de chat de WeChat? ¡Encontrar un archivo es como encontrar una aguja en un pajar!

Cómo hacer: ¡Debe hacerlo! ¡Debe! ¡Debe! Cree un punto de almacenamiento designado único en línea (tanto el disco de red empresarial como el disco en la nube están bien)：

Por versión: el nombre de la carpeta es "V1.0_20240601", "V1.1_20240615", "V2.0_20240701"... Claro y claro.

Solo se guarda la "versión de graduación": en esta biblioteca solo se almacenan archivos PDF o impresos finalizados y lanzados al público. ¿Esos borradores que se han cambiado y cambiado? ¡No lo metas!

Administrar bien los permisos: ¿quién puede cargarlo (generalmente el responsable del manual), quién puede descargarlo (todos pueden leerlo), establecer los permisos y eliminarlo accidentalmente? ¡No existe!

Punto de aumento de eficiencia: ¿Quieres encontrar la versión que envié al Sr. Zhang, un cliente importante, el año pasado? ¡Terminado en 10 segundos! La versión histórica se puede volver en cualquier momento y la responsabilidad es clara.

Paso 4: Escriba un “diario de crecimiento” para la versión – mantenga el registro de cambios

¿Por qué actualizar de V1.2 a V1.3? ¿Qué ha cambiado? Pregunte a un círculo de personas, ¿las opiniones siguen siendo diferentes? ¡Demasiado retraso!

Cómo hacerlo: cree un "diario de crecimiento" exclusivo para el manual (un documento en línea se puede hacer)：

Número de versión : V1.3, V2.0...

Fecha de actualización: 2024.07.05

¿Cambiado? Explique brevemente: por ejemplo, "Actualizar los datos de duración de la batería en la página 8", "Corregir el error de la unidad de tamaño del producto en la página 3".

¿Por qué cambiar? "Optimización de datos medidos", "Comentarios del cliente".

¿Quién lo cambió? "Departamento Técnico-Lao Li", "Departamento de Servicio al Cliente-Xiao Wang".

¿Quién juzgó? «Departamento de Marketing-Director Zhang».

Punto de aumento de eficiencia: ¿Los recién llegados se hacen cargo del proyecto? ¿Los clientes cuestionan los cambios? Abra este "diario" y toda la historia es clara de un vistazo, ¡y la comunicación ahorra trabajo y es eficiente!

Paso 5: "Limpieza general" periódica y conservación de la versión: establezca reglas de limpieza y ritmo de actualización

Las versiones antiguas se apilan en montañas, ocupan espacio y son fáciles de confundir; ¡El manual no se actualiza una vez después de varios años y la información ya está desactualizada!

Cómo hacerlo ：

Establezca una "vida útil" para la versión anterior: por ejemplo, los borradores no finales que se publican durante más de 18 meses se pueden mover desde la biblioteca principal al "Archivo histórico" (carpeta especial). La versión final lanzada es una colección permanente.

"Examen físico" activo: cada trimestre o cada seis meses, el responsable toma la iniciativa de leer el contenido del manual: ¿Ha habido alguna actualización importante en la tecnología? ¿Ha cambiado la estrategia de mercado? Incluso si no hay reparaciones menores, si el contenido está "viejo", es hora de considerar actualizarlo a una nueva versión.

Puntos de aumento de eficiencia: el almacén está limpio y las cosas se pueden encontrar rápidamente; Las inspecciones periódicas lo obligan a actualizar el contenido y el manual siempre es "fresco e informativo".

Constantemente, deje que el manual se convierta en el "letrero dorado" de su marca

Los manuales de productos no son solo trozos de papel impresos con parámetros. Es una ventana importante para que los clientes evalúen su profesionalismo, la piedra angular de la confianza en el asedio de ventas y el portavoz silencioso de su imagen corporativa. Las versiones confusas y la información errónea pueden destrozar esta confianza en minutos.

Después de completar estos cinco pasos con los pies en la tierra y establecer un mecanismo para dejar rastros de cambio y rastrear la historia, lo que obtendrá no es tan simple como un manual "libre de caos". Lo que realmente obtienes es：

El cohete de eficiencia interna se despega: la comunicación es fluida, las responsabilidades son claras, la búsqueda de documentos ya no es loco y el trabajo en equipo es sedoso.

Se construye una muralla de confianza externa sólida: la información transmitida es precisa, consistente y confiable. Los clientes pueden estar tranquilos después de verla. ¡Es más difícil negociar ventas!

El valor de la marca se acumula de manera constante: un manual riguroso, confiable y consistente es en sí mismo la mejor prueba de la fortaleza y profesionalidad de su marca.

Después de todo, profesionalesFabricación del folleto del producto, el núcleo realmente no radica en el diseño elegante y genial (¡por supuesto que la apariencia también es importante!), sino en la confianza de este "caos cero": dejar que cada modificación deje una huella y hacer que cada lanzamiento sea confiable. Incorpore este mecanismo en el proceso de producción de su manual y es el foso más estable de su marca. ¡Encuentre el método adecuado y su manual también puede convertirse en una herramienta de marca que haga que los clientes se sientan cómodos y haga que los oponentes envidien!